提供健康和福祉服務(wù)已成為讓員工保持最佳狀態(tài)的關(guān)鍵。根據(jù)仲量聯(lián)行發(fā)布的2021年《全球煥活辦公場所》報告，員工們越來越渴望擁有能保障身心健康和滿足社交需求的辦公場所；雇主應(yīng)該認(rèn)真傾聽員工的期待，打造能夠煥發(fā)員工活力的辦公場所。
這是一項巨大挑戰(zhàn)，每個組織都需要定制化的策略方案。仲量聯(lián)行認(rèn)為，混合辦公及其對辦公室的影響是一個復(fù)雜概念，但隨著企業(yè)接受讓員工靈活選擇辦公地點(diǎn)，其中的復(fù)雜性正被逐步解開。通過對大量全球性和地區(qū)性企業(yè)或組織（包括金融機(jī)構(gòu)和投資銀行、科技巨頭、專業(yè)服務(wù)公司、生命科學(xué)公司和律師事務(wù)所）的調(diào)研，仲量聯(lián)行提出了“成功打造混合辦公場所的六大要素”。
要素一：業(yè)務(wù)戰(zhàn)略
在新冠疫情早期，社交媒體公司Twitter就大膽地宣布了“永久允許員工選擇辦公場所”的戰(zhàn)略。誠然，這樣的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略會影響企業(yè)的不動產(chǎn)策略，但沒有業(yè)務(wù)戰(zhàn)略作指導(dǎo)會導(dǎo)致更糟糕的后果。洞察業(yè)務(wù)戰(zhàn)略能夠幫助企業(yè)不動產(chǎn)團(tuán)隊明確自身的戰(zhàn)略和路線圖，考慮辦公場所轉(zhuǎn)型的企業(yè)應(yīng)首先確保辦公場所策略與整體業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的一致性，為轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。
在仲量聯(lián)行的調(diào)研中，許多跨國企業(yè)計劃將辦公空間的面積降低30%-70%，并正致力于通過混合辦公策略提高工作的靈活性，滿足員工在生理、心理和社交的需求。許多沒有設(shè)定具體目標(biāo)的企業(yè)也在通過引入新的工作場所生態(tài)系統(tǒng)等方式優(yōu)化辦公場所組合、實(shí)現(xiàn)靈活辦公。比如一些律師事務(wù)所正在縮小總部的規(guī)模，并在更靠近員工和客戶的地方建立多個“衛(wèi)星辦公室”。
業(yè)務(wù)戰(zhàn)略因素對混合辦公場所的影響，主要涉及辦公室設(shè)計、企業(yè)不動產(chǎn)組合、辦公室給員工的體驗(yàn)、辦公桌共享的比例、辦公室可容納員工人數(shù)、設(shè)施管理等方面。
仲量聯(lián)行認(rèn)為，通過將企業(yè)不動產(chǎn)策略向業(yè)務(wù)戰(zhàn)略對齊，企業(yè)更有可能順利向混合辦公模式轉(zhuǎn)型。
驅(qū)動因素：下圖反映了企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略與對應(yīng)的辦公場所策略。圖表左側(cè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略從上方的“效率”開始，一直到下方的“轉(zhuǎn)型”，分別展示對應(yīng)采取的辦公場所策略，并且皆以“可持續(xù)發(fā)展”做為終極目標(biāo)。同時，具體哪些策略能夠應(yīng)用、及應(yīng)用的優(yōu)先級，也受到所處行業(yè)、細(xì)分市場、地域、文化和疫情的影響。
要素二：員工畫像
常駐員工與遠(yuǎn)程辦公員工
企業(yè)在制定員工混合辦公模式的指導(dǎo)方針時，需要將把辦公室作為主要工作地點(diǎn)的“常駐員工”與偶爾來辦公室辦公的“遠(yuǎn)程辦公員工”分開考慮。新冠疫情以來，企業(yè)應(yīng)重視遠(yuǎn)程辦公員工群體的健康、安全和福祉，確保他們在靈活選擇辦公場所時能同樣受到企業(yè)的關(guān)懷。
案例研究
仲量聯(lián)行與一家全球性銀行合作，在案例研究中，銀行出于保密需求，將呼叫中心員工從居家辦公改為辦公室辦公。這對于與呼叫中心員工在同一樓層工作的其他團(tuán)隊來說，需要提高辦公桌共享比例。
隨著對呼叫中心團(tuán)隊的現(xiàn)場辦公需求有了更深入的了解，我們采取了措施來增強(qiáng)他們的辦公室體驗(yàn)：包括對有限的工作空間進(jìn)行重新設(shè)計，提供了比其他團(tuán)隊同事更多、更私密、噪音更小的工位，并相應(yīng)縮小了協(xié)作及會議空間，因?yàn)楹艚兄行膱F(tuán)隊對協(xié)作需求較小。
辦公室設(shè)計、設(shè)施選擇和管理、辦公室體驗(yàn)、團(tuán)隊的位置安排、辦公桌共享的比例，均應(yīng)將員工需要在辦公室辦公的頻率考慮在內(nèi)。
研究發(fā)現(xiàn)，并非“每個人都可以遠(yuǎn)程辦公”，有員工因個人偏好、業(yè)務(wù)需要或是被公司政策要求等，必須在辦公室辦公。這些常駐員工正在尋求與那些保持遠(yuǎn)程狀態(tài)的員工不同的工作體驗(yàn)，他們希望企業(yè)更加關(guān)注安全、設(shè)施、服務(wù)和使用者體驗(yàn)。遠(yuǎn)程辦公的員工尋求的則是更完善的服務(wù)和虛擬化體驗(yàn)支持。
要素三：員工需求
貢獻(xiàn)者和協(xié)作者
第三個要素是指扮演“貢獻(xiàn)者”角色的員工與扮演“協(xié)作者”角色的員工之間的平衡。貢獻(xiàn)者通常指呼叫中心、財務(wù)和運(yùn)營員工，因?yàn)樗麄兺ǔ］^少進(jìn)行團(tuán)隊協(xié)作，主要是單獨(dú)處理業(yè)務(wù)。協(xié)作者通常指項目團(tuán)隊、營銷和銷售人員，因?yàn)樗麄儠ㄙM(fèi)大量時間進(jìn)行正式和非正式的跨部門協(xié)作。了解這些角色以及協(xié)作方式，可以幫助確定所需的空間，確保辦公室內(nèi)的空間不斷被激活。
案例研究
仲量聯(lián)行與一家全球金融組織合作，幫助其了解不同工種/團(tuán)隊的員工需求，以形成合適的設(shè)計要求。在某些團(tuán)隊的樓層，設(shè)置了 “團(tuán)隊作戰(zhàn)室”（用于戰(zhàn)略制定和解決問題的大型會議室）、小型會議室、“快速迭代室”（用于快速和有目的的協(xié)作會議室）和協(xié)作空間（半開放的用于自發(fā)的團(tuán)隊合作空間），這顯著改變了辦公場所的空間布局、共享比例和整體設(shè)計方向。
研究發(fā)現(xiàn)，貢獻(xiàn)者主要在辦公桌上獨(dú)自工作，需要相應(yīng)的科技設(shè)備套件支持，但對協(xié)作和團(tuán)隊空間的依賴較少，協(xié)作者則會被團(tuán)隊空間、創(chuàng)意和突破性環(huán)境所吸引。我們還了解到，當(dāng)策劃員工活動時，不僅要了解團(tuán)隊結(jié)構(gòu)，還要關(guān)注不同員工的需求，尤其是因?yàn)闃I(yè)務(wù)需求不能離開崗位的“貢獻(xiàn)者”型員工，往往參與不了全天性質(zhì)的團(tuán)隊活動。
辦公室設(shè)計、設(shè)施、體驗(yàn)，內(nèi)部的團(tuán)隊安排，功能區(qū)的布局、配置及工作流程，都應(yīng)將員工的工作性質(zhì)，即屬于“貢獻(xiàn)者”還是“協(xié)作者”考慮在內(nèi)。
下圖的模型顯示了辦公空間與員工需求的相關(guān)性。例如，項目團(tuán)隊中必須現(xiàn)場辦公的員工需要的是更多的團(tuán)隊空間，以便與同事進(jìn)行線下和線上的協(xié)作。同樣，企業(yè)需要支持遠(yuǎn)程辦公的“貢獻(xiàn)者”，確保他們在家中有辦公的基礎(chǔ)條件和符合人體工程學(xué)的設(shè)施，以便安全有效地開展工作。
需要明確的是，當(dāng)遠(yuǎn)程辦公的員工出于協(xié)作目的來到辦公室時（如參加某個特定的會議），在開會之外的時間里，他們也需要合適的空間供他們處理其他工作。同時，當(dāng)遭遇任務(wù)瓶頸時，他們也會需要更多的共創(chuàng)空間來解決問題。
要素四：團(tuán)隊合作
仲量聯(lián)行對10個國家的2000名上班族進(jìn)行的一項調(diào)查顯示，四分之三的上班族希望選擇自己的工作節(jié)奏。然而事實(shí)證明，當(dāng)員工按照自己的偏好來辦公室時，卻發(fā)現(xiàn)他們的同事和領(lǐng)導(dǎo)未必做了同樣的選擇，導(dǎo)致來辦公室工作的效果打了折扣。團(tuán)隊需要對日程進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，提高團(tuán)隊在辦公場所的工作效率。
案例研究
一家跨國投資銀行通過提高辦公桌的共享率，讓基于團(tuán)隊的時間表取代了個人時間表，以改善團(tuán)隊協(xié)作。然而，這種轉(zhuǎn)變給辦公室?guī)砹藟毫Γ驗(yàn)槠髽I(yè)幾乎所有員工都有每周多天在辦公室工作的需求。
仲量聯(lián)行的解決方案是圍繞團(tuán)隊的每日需求和基于團(tuán)隊的時間表來調(diào)整辦公場所的“團(tuán)隊間鄰里”關(guān)系（如哪些團(tuán)隊必須同一天在辦公室內(nèi)辦公，最好還能坐在附近，方便工作交流）。這是在團(tuán)隊間找到績效、平衡與和諧的關(guān)鍵。
團(tuán)隊合作因素將影響到辦公室的設(shè)施、體驗(yàn)，辦公桌的共享比例、團(tuán)隊位置安排，以及企業(yè)的空間預(yù)約系統(tǒng)。
研究發(fā)現(xiàn)，那些試圖提高辦公室員工密度的企業(yè)正面臨著團(tuán)隊集中于一周中的某幾天來辦公室的壓力，而通過協(xié)調(diào)一周內(nèi)的團(tuán)隊時間表來靈活調(diào)整團(tuán)隊的鄰接關(guān)系，是釋放全部辦公室空間潛力的關(guān)鍵。
要素五：辦公場所體驗(yàn)
辦公場所體驗(yàn)比以往任何時候都更加受到關(guān)注。為了促進(jìn)員工來辦公室的意愿，并提升員工績效、滿足社交需求，企業(yè)必須對出色的辦公場所體驗(yàn)有一個清晰的愿景。
企業(yè)首先必須了解當(dāng)前的員工體驗(yàn)，厘清哪些類型的活動、舉措和行動最受員工期待，以及需要哪些類型的空間、服務(wù)和科技來支持這一點(diǎn)，以確定如何管理新辦公場所及其各種環(huán)境。
辦公室設(shè)計、新員工入職體驗(yàn)、辦公室設(shè)施管理均應(yīng)考慮到辦公室體驗(yàn)的因素。
案例研究
仲量聯(lián)行與一家跨國科技公司合作，在其亞太區(qū)業(yè)務(wù)中制定了融入健康福祉考量的辦公室體驗(yàn)策略，目的是為現(xiàn)場和遠(yuǎn)程辦公的員工創(chuàng)造相似的體驗(yàn)。
該公司讓每個國家的員工都參與了計劃制定，爾后將計劃推廣到整個亞太地區(qū)，惠及19000多人。該公司招聘了一名亞太區(qū)的辦公場所體驗(yàn)經(jīng)理來監(jiān)督和支持計劃的執(zhí)行。
研究對員工基本情況、個別需求和團(tuán)隊運(yùn)營需求進(jìn)行了詳細(xì)了解，得出了個人和團(tuán)隊層面對辦公室體驗(yàn)的期待因素包含了：吸引員工到辦公室的要素、振奮人心的辦公空間、團(tuán)隊凝聚力、健康與福祉、幫助提高工作效率、加快響應(yīng)速度。
要素六：科技
科技和數(shù)字服務(wù)是混合辦公的強(qiáng)大支持，它們使數(shù)百萬人在疫情期間能夠遠(yuǎn)程高效工作，并創(chuàng)造與線下辦公室體驗(yàn)類似的虛擬體驗(yàn)。在實(shí)施科技手段前，企業(yè)應(yīng)制定清晰的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，了解其員工的需求，讓科技不僅可以與辦公場所策略相輔相成，還可以支持向混合辦公模式的轉(zhuǎn)變。
科技將影響辦公場所的體驗(yàn)，包括員工在整個辦公場所的移動方式。企業(yè)選擇的科技手段將成為辦公場所的延伸，起到增強(qiáng)辦公室文化、促進(jìn)協(xié)作和生產(chǎn)力的作用。
科技對辦公室設(shè)計、設(shè)施、體驗(yàn)和空間的激活利用都會產(chǎn)生重要影響。
案例研究
仲量聯(lián)行幫助一家律師事務(wù)所進(jìn)行了需求分析并繪制了體驗(yàn)路徑，深入研究了混合辦公對律所的意義，對員工體驗(yàn)進(jìn)行了可視化展現(xiàn)，并對辦公室中的體驗(yàn)接觸點(diǎn)和相關(guān)要求加以明確。這有助于企業(yè)將大量的應(yīng)用程序功能優(yōu)先集成到初期的解決方案中。
研究表明，從用戶體驗(yàn)著手探究科技實(shí)現(xiàn)手段至關(guān)重要。首先要確定端到端的流程和體驗(yàn)，使科技與流程、員工需求保持一致。
下圖展示了仲量聯(lián)行為客戶開發(fā)的體驗(yàn)路徑圖示例，用于幫助確定辦公室預(yù)訂應(yīng)用程序需包含哪些功能。
以上六大要素能夠幫助企業(yè)了解如何打造混合辦公場所，下圖是確定企業(yè)需求并打造混合辦公場所的建議步驟。企業(yè)應(yīng)尋找能夠滿足自身員工特定需求的混合辦公策略，確保員工和團(tuán)隊在辦公室發(fā)揮應(yīng)有的績效。仲量聯(lián)行認(rèn)為，混合辦公模式打造沒有一個確定之法，“以人為本”地了解員工需求，可以幫助制定正確的混合辦公策略，讓辦公場所的設(shè)計與員工及團(tuán)隊的需求保持一致。
打造能夠煥發(fā)員工活力的辦公場所是項巨大挑戰(zhàn)，每個組織都需要定制化的策略方案。如果您的企業(yè)也正計劃向混合辦公轉(zhuǎn)型，請點(diǎn)擊鏈接定制咨詢建議。
來源：仲量聯(lián)行
編輯：wangdc
